Raumvergabe

Räume vergeben, planen und reservieren

Ressourcen optimal nutzen und verwalten

Räume und Schließfächer bequem per App reservieren und buchen, Ver­anstaltungen planen und die Nutzung und den Zutritt mit der Chipkarte regeln.
Flexible Reservierung

Flexible Reservierung


Das Raumvergabesystem von InterCard ermöglicht eine flexible und intui­tive Verwaltung Ihrer Raumressourcen. Übungs-, Seminarraum oder Kon­ferenzsaal reservieren Sie mit der App bequem von unterwegs mit dem Smartphone oder am PC im Webbrowser.

Ob kurzfristig ein freier Raum verfügbar ist, kann sofort online überprüft werden. Aktuelle oder abgelaufene Reservierungen sowie der Stand des Nutzerkontos sind auf einen Blick einsehbar. Benötigen Sie zum Raum ein Schließfach für Ihre Arbeitsmittel, nutzen Sie die integrierte Online-Schließfachreservierung.

Self-Service Anmeldung

Ohne aufwändige Anmeldungsprozeduren gehen Sie zur gewünschten Zeit an den gewünschten Ort und registrieren sich mit Ihrem persönlichen RFID-Medium (Karte oder Chip) am Raumvergabeterminal. Dort erhalten Sie automatisch die not­wen­digen Zutrittsberechtigungen zum Raum und zum Schließfach. Das Abholen und Zurückbrin­gen eines Schlüssels an der Pforte entfällt.

Nach Beendigung der Nutzung melden Sie sich am Terminal ab und der Raum steht unmittelbar wieder für andere Nutzer zur Verfügung.

Auslastung im Überblick

Den aktuellen Reservierungs- bzw. Belegungsstand aller Räume kontrollieren Sie bequem per App oder am PC. Bei Bedarf können Räume gesperrt oder für Veranstal­tungen reserviert werden. Das Raumverga­besystem ermöglicht Ihnen ebenso Serien­buchungen oder Langzeitvermietungen. Säumige oder exzessive Raumnutzer können zeitweise gesperrt werden. Die zen­trale Vergabe von Räumen an der Pforte ist ebenso möglich wie eine komplett eigen­ständige Nutzung im Self-Service.
Raumvergabe
App-Menü Räume suchen

Räume mobil reservieren und manuell buchen


Mit unserer App finden Sie spontan und individuell den passenden Raum. Die intuitive Menüstruktur führt Sie direkt zur Suche und Reservierung von Räumen und Schließfächern oder zu den Einladungen für Arbeits- und Lerngruppen. Aktuelle Reservierungen können bearbeitet werden, erledig­te Vorgänge finden Sie in der Historie.

Möchten Sie einige oder alle Räume parallel an der Pforte durch einen Mit­arbeiter am PC verwalten, nutzen Sie das Softwaremodul Raumplanung. Vom Management aller Räume bis hin zu kurzzeitigen oder zyklischen Buchungen können Sie damit alles verwalten, steuern und auch nachträg­lich auswerten.

Mit der App suchen

Im Such- und Reservierungsmenü wählen Sie den gewünschten Zeitraum, den Stand­ort, den Raumtyp und die benötigte techni­sche Ausstattung. Alle Ihren Kriterien ent­sprechenden Raumkategorien, die im ange­gebenen Zeitfenster zur Verfügung stehen, werden angezeigt. Gibt es keine freien Räu­me, können Sie die Kriterien ändern und neu suchen.
Raumvergabeterminal
App-Menü Räume reservieren

Raumauswahl, Check-In und Anmeldung
am Raumvergabeterminal


Am Tag der Reservierung registrieren Sie sich am Raumvergabeterminal mit Ihrer Chipkarte. Ihre reservierte Raumkategorie und der vom System zugewiesene Raum werden angezeigt. Mit einem Klick melden Sie sich an und die Zutrittsrechte für Türen und Schließfächer werden auf die Chip­karte geschrieben oder zentral im System gespeichert.

Benötigen Sie den Raum länger als geplant, können Sie online die Nutzung verlängern. Auch die verlängerten Schließrechte werden am Terminal auf die Chipkarte geschrieben. Eingeladene Nutzer melden sich ebenso am Terminal an und erhalten identische Zutrittsrechte.

Mit der App reservieren

Die Verfügbarkeit von Räumen entspre­chend Ihrer Wunschkriterien wird farbig markiert angezeigt. Mit einem Klick reser­vieren Sie Ihren Raum für das benötigte Zeitfenster. Das System prüft und bestätigt sofort die erfolgreiche Reservierung. Bei Gruppenräumen können Sie weitere Perso­nen zu Ihrer Reservierung einladen.
App-Menü Räume Reservierungen

Stornieren & Verlängern


Detailliert sehen Sie online Ihre aktu­ellen Reservierungen. Wenn nötig, stornieren Sie eine Reservierung. So­fern kapazitätsbedingt möglich, können Sie eine aktuelle Raumnut­zung auch online verlängern. Hier überprüfen Sie stets ebenso die Belas­tung Ihres Nutzerkontos durch gebuchte Räume und Schließfächer, stornierte oder verfallene Reservie­rungen.
App-Menü Räume Schließfächer

Schließfächer


Um das Notebook oder Ihre Unterla­gen nicht täglich transportieren zu müssen, können Sie bequem über die App ein Schließfach reservieren. Zeit­lich unabhängig von Ihrer Raumbu­chung nutzen Sie das Schließfach in der Nähe Ihres gebuchten Raums. Ein Schließfach können Sie tageweise belegen.
App-Menü Räume Historie

Abmeldung & Historie


Nach Ablauf der Raumbelegung mel­den Sie den Raum am Raumvergabe­terminal ab. Damit ist er sofort wieder für andere Nutzer verfügbar. Bei Arbeitsgruppen meldet sich jeder Nutzer einzeln am Terminal ab. Alle erledigten Reservierungen, Stornos oder Buchungen können jederzeit über die App eingesehen werden.
Raumvergabe Admin-Tools
App-Menü Auslastung Räume

Admin-Tools: Alles unter Kontrolle


Alle Parameter der Räume werden in einer Software verwaltet. Hieraus können später elektronische Zutrittsberechtigungen generiert werden. Veranstaltungen und Serientermine planen Sie mit der Langzeit- oder Serienbuchung im Raumvergabesystem. Bei Bedarf können Räume gänz­lich oder temporär von der allgemeinen Nutzung ausgenommen werden.

Für eine ressourcenschonende Raumplanung können Sie ein System von Nutzungspunkten verwenden, um sowohl Reservierungen und Buchungen als auch nicht an- und abgemeldete oder stornierte Vorgänge zu regle­mentieren. Je nach Punktestand kann ein Nutzer nur noch kurzfristig oder keinerlei Reservierungen mehr vornehmen.

Raumauslastung prüfen

Ob zentral über PC oder mobil per App – als Verantwortlicher haben Sie die aktuelle Raumauslastung jederzeit im Blick. Möchten Sie nur eine bestimmte Raumkategorie überprüfen, bietet Ihnen die Auswahlmaske der App entsprechende Kriterien an. Raum­pläne können exportiert oder für den Aus­hang ausgedruckt werden.

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