Zeiterfassung

Zeiterfassung

Mit der Chipkarte oder per App Zeiten erfassen

Mit unserem System für Zeiterfassung ermöglichen Sie Ihrem Personal die Buchung von Zeitdaten und den Abruf von Zeitkonten - per Terminal, Web­browser oder App. Flexible Arbeitszeiten, Gleitzeit und Jahresarbeitskon­ten werden so erst möglich.
Zeiterfassung

Dienst und Urlaub papierlos verwalten


Ihr Personalmanagement wird flexibler, Abwesenheits- und Fehlzeiten lassen sich schnell und übersichtlich verwalten. Zahlreiche Statistiken und Auswertungen stehen zur Verfügung. Urlaubsanträge können papierlos gestellt und genehmigt werden, Dienstreisen werden bei Bedarf ebenso abgerechnet.

Dienste lassen sich optimal planen und Schichtpläne automatisch generie­ren. Qualifikationen, Ruhezeiten und Wünsche der Mitarbeiter werden da­bei berücksichtigt.

Flexible Zeiten

Einzelnen Mitarbeitern oder Gruppen wer­den verschiedene Zeitmodelle oder Arbeits­pläne zugeordnet. Individuelle Regelungen aus Tarifverträgen oder Betriebsvereinba­rungen lassen sich ebenfalls übernehmen. Schnittstellen zu gängigen Systemen für Personalverwaltung oder zur Abrechnung von Lohn & Gehalt stehen zur Verfügung.
Zeiterfassungsterminal
Zeiten per App buchen

Zeiterfassungsterminal für Chipkarten, Schlüsselchips und Smartphones


Mit dem Terminal können Arbeits- und Fehlzeiten gebucht sowie Zeit- und Urlaubskonten abgerufen werden. Modernes Design, ein großes Display mit Touchbedienung sowie Sprachausgabe bieten höchsten Bedienkom­fort.

Die Übertragung der Daten zwischen Terminal und Server erfolgt ver­schlüsselt. Steht der Server nicht zur Verfügung, arbeitet das Terminal offline weiter.

Der integrierte Chipkartenleser liest die Daten aller gängigen Chipkarten und Smartphones. Neben der Zeiterfassung können auch Chipkarten beschrieben werden, zum Beispiel mit aktuellen Schließrechten für elek­tronische Zylinder und Türbeschläge einer Offline-Zutrittskontrolle.

Zeiten per App buchen

Parallel oder alternativ zum Zeiterfassungs­terminal können alle Funktionen des Sys­tems auch per Smartphone genutzt werden.

Unter Verwendung von Geodaten lassen sich zulässige Standorte oder Reisezeiten einfach ermitteln, etwa für Baustellen, im Außendienst oder auf Dienstreisen.
Arbeitszeiten in der Übersicht

Arbeitszeiten der Mitarbeiter in der Übersicht


Mit dem modularen und skalierbaren Softwarepaket IK C/3-time bietet InterCard ein leistungsfähiges System zur Zeiterfassung und Personal­verwaltung an.

Die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter können selbst erfasst oder von einem anderen Personalsystem importiert werden. Umfangreiche Auswertungen und die Datenausgabe in verschiedenen Formaten sind integraler Bestand­teil der Software.

Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit, Dienstreise oder Berufsschule sind frei definierbar, Arbeitspläne lassen sich flexibel erstellen und individuell zu­ordnen.

Im Mitarbeiterjournal werden sämtliche Buchungsdaten und berechnete Zeitkonten nachvollziehbar ausgewiesen. Fehlende Buchungen können korrigiert werden.

Datenschutz

Mitarbeiter können so gruppiert werden, dass jede Abteilung nur ihre eigenen Daten bearbeiten und einsehen kann. Datenschutz­richtlinien lassen sich so wirksam umsetzen, bis hin zur strikten Trennung nach Mandan­ten für große Institutionen oder Büroge­meinschaften.
Zeiten einsehen und buchen

Zeiten selbst einsehen und buchen


Mit dem Softwaremodul IK C/3-workflow können persönliche Zeitbuchun­gen, Abwesenheit oder Urlaub per Webbrowser abgerufen oder gebucht werden. Das Programm ist mit allen gängigen Webbrowsern kompatibel. Anmelde- und Nutzerdaten können mit einem LDAP oder ActiveDirectory synchronisiert werden.

Die eigene Urlaubsplanung wird durch den Teamkalender unterstützt, der die Abwesenheitstage im Team anzeigt. Dienstreisen können beantragt sowie nach Genehmigung und Durchführung auch abgerechnet werden. Über das Web-Terminal können Arbeitszeiten auch online gebucht werden.

Datenschutz

Durch flexible Parametrierung sind der Leis­tungsumfang und die bereitgestellten Infor­mationen für Vorgesetzte auf die organisa­torischen Bedürfnisse und auf die Belange von Datenschutz und Betriebsvereinbarung anpassbar.
Anträge stellen

Anträge selbst stellen und papierlos genehmigen


Anträge auf Zeitkorrekturen, Urlaub, Dienstreise und andere Abwesenhei­ten können online an Stellvertreter oder Vorgesetzte übermittelt und von diesen genehmigt werden. Der Wegfall von Papierbelegen und Postlauf­zeiten reduziert den Arbeitsaufwand und beschleunigt Organisationspro­zesse.

Anträge werden an einen oder mehrere Stellvertreter bzw. Vorgesetzte zur Mitzeichnung oder Genehmigung weitergeleitet. Der Antragsteller kann den Status seiner Anträge jederzeit einsehen. Die Benachrichtigung zu den Anträgen erfolgt per E-Mail.

Informationen für Genehmigung

Dem Vorgesetzten stehen zur qualifizierten Entscheidung differenzierte Informationen zum Zeit- und Urlaubskonto des Antrag­stellers sowie der gesamten Abteilung zur Verfügung. Bei Bedarf kann er seine Verant­wortung zeitweise an andere delegieren.
Anwesenheitsübersicht

Anwesenheitsübersicht für die Telefonzentrale und jeden anderen Ort


Die in der Zeiterfassungssoftware integrierte Anwesenheitsübersicht eig­net sich besonders für die Telefonzentrale oder die Pforte, aber auch für das Sekretariat einer Abteilung.

An- und Abwesende werden übersichtlich dargestellt, das Tableau kann zudem dynamisch sortiert werden. Personen können per Name oder Per­sonalnummer schnell gesucht werden.

Die Anzeige der Anwesenheit aktualisiert sich automatisch. Die Gründe für Abwesenheit sind farblich markiert und können mit einer Legende einge­blendet werden. Abhängig vom jeweiligen Datenschutzlevel können die Abwesenheitsgründe auch anonymisiert dargestellt werden.

Datenschutz

Die Anwesenheitsübersicht kann gebäude­bezogen erfolgen. Je nach Nutzerrecht ent­hält die Anzeige nur Personen der eigenen Abteilung oder des eigenen Mandanten.
Dienstpläne erstellen

Dienstpläne erstellen und Arbeitszeiten abgleichen


Das Modul Dienstplanung ergänzt die Zeiterfassungssoftware und ist ein­setzbar in allen Branchen und Betriebsgrößen. Soll-Dienstpläne können erstellt, verwaltet und mit den realen Arbeitszeiten verglichen werden.

Die Stammdaten der Mitarbeiter werden mit Angaben zu Qualifikationen, speziellen Befähigungen und Beschäftigungsverhältnissen ergänzt.

Unterbesetzungen, Überschneidungen und andere Konflikte werden vom System erkannt. Einsatzpläne werden online oder als Aushang veröffent­licht. Kurzfristige Änderungen können per Drag & Drop vorgenommen werden. Auswertungen oder generierte Reporte ermöglichen Analysen und eine Optimierung der künftigen Planungen.

Individuelle Schichtpläne

Alle benötigten Dienste werden entspre­chend der betrieblichen Belange mit den An­forderungen für Qualifikationen, Mindestbe­setzungen und Tätigkeiten vordefiniert. Aus diesen Planvorgaben können automatisch oder manuell konkrete Schichtpläne erzeugt werden, persönliche Wünsche von Mitarbei­tern lassen sich berücksichtigen.
App für Zeiterfassung
Zeitjournal

Die App für Zeiterfassung und Planung


Über die App können Sie von jedem Ort aus Dienst- und Reisezeiten bu­chen sowie Informationen zu Zeit- und Urlaubskonten oder Schichtpläne abrufen.

Entsprechend der persönlichen Nutzerrechte können online Zeiten ge­bucht werden, bei Bedarf mit Angabe von Projekten und Berücksichtigung des Standortes, zum Beispiel für Arbeiten auf Baustellen und im Außen­dienst.

Als Vorgesetzter behalten Sie stets den Überblick in Ihrem Team. Aktuelle An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter sind ebenso abrufbar wie das Erreichen von Grenzwerten bei Überstunden.

Anträge auf Zeitkorrekturen oder für Urlaub und andere Fehlgründe können bequem gestellt und vom Vorgesetzten genehmigt werden.

Zeitjournal


Das Journal stellt für jeden Tag übersicht­lich alle Kommt- und Geht-Buchungen mit der Buchungsart und der resultierenden Zeitgutschrift sowie das Gesamt-Zeitsaldo dar. Fehlzeiten wie Dienstreise oder Urlaub werden ebenso ausgewiesen.

Aus dem Journal heraus können sofort Buchungen erledigt werden.
Anwesenheitstableau

Anwesenheitstableau


Als Vorgesetzter erhalten Sie eine Übersicht über die aktuelle An- und Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter. Optio­nal lassen sich Ampelkonten für Fehl- und Überstunden darstellen. Such- und Gruppierfunktionen dienen der besseren Übersicht.
Teamkalender

Teamkalender


Mit der App können geplante Abwe­senheiten nach Kalenderwochen sortiert angezeigt werden. Je nach Berechtigung mit dem konkreten Abwesenheitsgrund Ihrer Mitarbeiter oder anonymisiert für die Kollegen Ihres Teams.
Dienstplan

Dienstplan


Jeder Mitarbeiter kann seine aktuellen und vorgeplanten Schicht- und Dienst­pläne online abrufen. Optional können direkt aus der App heraus Rückfragen gestellt oder Änderungswünsche zum eigenen Einsatzplan abgesandt wer­den.

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